Descripción de los Documentos
Hoteldruid permite imprimir documentos insertados por el usuario. Estos documentos pueden
representar contratos de alquiler, recibos fiscales, formularios para las autoridades públicas,
resúmenes para el personal del hotel o cualquier otro documento a imprimir con datos presentes en
hoteldruid. De hecho se pueden insertar en los documentos algunas variables predefinidas que
contienen los datos de las reservas y de los clientes.
Las variables se distinguen por estar encerradas en paréntesis cuadras. Su lista completa
está disponible cuando se modifica un documento desde "configurar y personalizar" y contiene,
además de las predefinidas, las que haya añadido el usuario. El usuario de hecho puede añadir
variables personalizadas que cambian su valor según el de otras variables. Se puede crear por
ejemplo una variable [cuartos] que asuma el valor "un cuarto" si la tarifa seleccionada
corresponde a una doble, "dos cuartos" si la tarifa corresponde a una triple.
Los documentos pueden tener cuatro formatos distintos. El primer formato es el HTML y permite
mirar el documento directamente desde el navegador. El segundo es el RTF que tiene la ventaja,
con respecto al HTML, de poder definir los márgenes de las páginas a imprimir porque los archivos
RTF se abren en elaboradores de texto como Word u OpenOffice. El tercer formato es el texto simple,
útil si hay que guardar archivos preformatados en xml o similares.
El último formato disponible es el email que permite enviar correos electrónicos directamente
desde hoteldruid. Para que esto sea posible el servidor sobre el que funciona hoteldruid tiene
que estar adecuadamente configurado para permitir enviar emails. El mensaje tendrá como texto
predefinido el del documento pero se podrá modificar antes de enviarlo. El destinatario predefinido
será la dirección de correo electrónico del cliente, si está disponible. También es posible salvar
un archivo a adjuntar al correo electrónico, lo que puede ser útil para adjuntar mapas o
imágenes.
Los documentos en formato HTML o RTF pueden ser salvados como archivos sobre el servidor
donde corre hoteldruid. La segunda parte de los nombres de los archivos será compuesta por el
año y un número progresivo con respecto al último archivo presente en el directorio donde
estos son salvados. Este número progresivo será disponible, como variable, también dentro del
documento, haciendo posible la registración de una serie de facturas.
Se puede mirar el documento de una sola reserva o también el de más reservas juntas. Por
ejemplo desde la página con todas las reservas podemos seleccionar, también temporalmente, las
reservas de las que queremos ver el documento y después escoger el documento a mirar. En este caso,
si el texto del documento no tiene límites para las secciones a repetir, el documento será repetido
por entero para cada reserva, y con documento en formato email se podrán enviar tantos correos
electónicos distintos cuantas son las reservas. Sin embargo si el texto contiene límites para la
repetición entonces solo las secciones delimitadas serán repetidas, y con formato email podremos
enviar un único correo electronico con todas las direcciones de los clientes en el campo del
destinatario. En las partes del documento que no son repetidas se pueden insertar algunas variables
con valor que contiene la suma de los valores de todas las reservas.
Otra manera de obtener repeticiones dentro del documento es creando un bucle con los valores
de una variable del documento contenidos en un array. Por ejemplo se puede asignar al array de manera
predefinida los valores de las fechas incluidas entre las seleccionadas, creando un bucle que se repite
para cada fecha.
Se pueden crear también partes de documento a repetir dentro de cada reserva, para generar
listas con las variables disponibles. Por ejemplo todas las variables que acaban con "_huesped"
pueden ser utilizadas para crear la lista con los datos de los huéspedes.